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Avec Banner, un autre système a été acheté. Ce système permet aux étudiants de faire des opérations en ligne sur leur dossier (tel que l’inscription, les changements de cours, visualiser les relevés de notes, etc.). Ce système s’appelle Capsule et est essentiellement le remplacement d’ADAGE pour le nouveau système de gestion des études, Banner.

Mise à jour (2009.04.09)
Banner est un produit commercial produit par People Soft Enterprise (Oracle) Sungard Higher Education. Je présume croyais que cette solution a été choisie puisque l’Université utilise déjà les solutions de People Soft Enterprise pour la gestion des comptes financiers [clairement, ce facteur ne peut donc pas expliquer le choix de Banner]. Ici, j’aimerais faire une parenthèse pour souligner le fait que la transition à People Soft pour la gestion des comptes à l’Université a été tout sauf « soft ». Retard par dessus retard. Problème par dessus problème. Frais supplémentaires par dessus frais supplémentaires. Sans parler du fait que les nouveaux systèmes ont des interfaces mal conçue et difficile à utiliser. Quelqu’un a tout de même pensé que ce serait une bonne idée d’acheter la solution People Soft pour la gestion des études. Ça me laisse songeur; [Malgré que l'application Banner n'est pas de PeopleSoft, l'implantation de PeopleSoft comme outil de gestion financière illustre bien les problèmes de gestion informatique à l'Université Laval] Fin de la parenthèse.

Transition difficile

La transition à Banner n’a pas été simple. Banner étant une solution américaine, elle est bien sûr adaptée à la réalité du système universitaire américain. Coupant les coins ronds, au lieu de faire adapter le logiciel à la réalité différente du système de l’Université Laval, l’Université a plutôt adapté son système au nouveau logiciel. Oui, vous avez bien lu, un logiciel américain dicte à l’Université la façon de gérer ses dossiers étudiants et ses cours. Ainsi, tous les numéros de cours ont, par exemple, dû être changés.

Ce changement n’est toutefois pas nécessairement mauvais. Il n’y avait que peu ou pas de structure logique dans les numéros de cours. Ceux-ci étaient généralement classés par matière et séquentiels dans l’ordre de création de cours. Avec la nouvelle numérotation des cours, il a été possible d’introduire une structure logique dans les numéros de cours. Par exemple, le premier chiffre peut représenter l’année ou la session où le cours se retrouve normalement dans le cheminement des études. Bien que ce soit une bonne idée a priori, cette structure risque de devenir rapidement désuète et non à jour. S’il faut changer les numéros de cours quand a changé le cheminement, plus personne ne se retrouvera!

Une pilule qui passe mal

Si ce n’était que de Banner, je ne serais probablement pas en train d’écrire ces lignes. La transition à un nouveau système était rendue nécessaire et tout nouveau système demandera un certain ajustement. Est-ce que Banner était la meilleure solution ou la solution la mieux adaptée ou adaptable? On est en droit d’en douter, mais le gros du problème n’est pas là à mon avis.

Le logiciel d’interface de Banner (que je présume utilisé par le bureau du registraire et les agents et les agentes de gestion des études) est le logiciel permettant de gérer les comptes et les cours dans Banner. Ce logiciel n’est bien sûr pas une solution pour les opérations courantes telles que l’inscription. En plus d’être complexe et peu intuitif (une formation a dû être donnée aux employés de l’université), on ne peut pas demander à tous les étudiants d’installer un logiciel dont ils vont pouvoir utiliser 5 % des fonctionnalités pour s’inscrire à des cours! C’est ainsi qu’une solution de portail web a été achetée pour permettre l’inscription et la gestion des comptes étudiants en ligne. Ce portail web, Capsule, est destiné à remplacer ADAGE.

L’interface web de Capsule est une vraie catastrophe. Il a clairement été conçu par quelqu’un qui devrait aller chercher quelques notions de base en ergonomie et en psychologie d’utilisateurs de système informatique. Ma première critique est fondamentale : C’est beaucoup trop complexe.

La base du problème est que dans Banner les cours sont identifiés avec un numéro unique qui n’est pas le numéro de cours que tout le monde connaît. L’identifiant unique du cours dépend du numéro de cours, de la section et la session à laquelle se donne le cours. Par exemple, le cours « Poursuite de la recherche — thèse 1 » a le numéro TRE-8800. À la session d’automne 2009, le numéro unique pour ce cours est 83968. À la session d’été 2009, le même cours à un numéro d’identification unique 51760. Vous ai-je perdu?

A priori, que chaque cours ait un identifiant unique dans Banner qui est différent du numéro du cours n’est pas un problème. Toutefois, lorsqu’on s’inscrit dans Capsule, c’est avec cet identifiant unique qu’on doit le faire! Bref, de savoir le numéro de cours, la section et la session n’est pas suffisant pour s’inscrire dans Capsule : il faut avoir l’identifiant (le NRC) du cours correspondant à la section et à la session pour ce cours précis.

De ce fait, il est pratiquement impossible de s’inscrire sans devoir faire une recherche avec l’outil de recherche de Capsule. Cet outil permet de faire une recherche de cours pour trouver le NRC correspondant. Toujours pas perdu?

L’outil de recherche est très (trop) complexe. Il permet de faire des recherches par plage horaire, intervalle de crédits, campus, par cycle, etc. Beaucoup trop d’option pour l’utilisateur normal. Typiquement, une seule recherche par nom de cours et programme comme Alérion proposait auparavant est nécessaire. Le reste ne fait que perdre les usagers moins à l’aise avec ce type d’interface.

La méthode de recherche employée par l’outil de recherche est aussi très problématique. Les recherches se font à la base par « matière » et non par programme. Pour ceux qui connaissent un peu les cours de l’Université Laval, la matière est ce que représentent les trois lettres du numéro de cours. Par exemple, cette session, je suis dépanneur pour le cours GEL-21404 (ancienne numérotation). GEL représente la matière; génie électrique dans ce cas.

Je vais vous donner un exemple qui va, je crois, bien illustrer la problématique. Imaginez-vous que je suis un étudiant de première année en Génie électrique qui va commencer son bac en septembre 2009. Un cours auquel je dois m’inscrire selon mon cheminement est le cours « Matériaux pour ingénieur ». Premier réflexe : j’essaie de trouver le nouveau numéro de cours sur le site web de mon département. Rien.

Je me lance ensuite dans Capsule avec son outil de recherche. Dans le champ « titre », j’inscris d’abord « matériaux pour ingénieur » pour me faire dire « Vous devez sélectionner au moins UNE matière ». Soit. Je me mets alors à faire défiler la liste de 150 matières différentes (dans une boîte qui a 3 items de haut devrais-je ajouter) pour trouver « Génie électrique ». Après être passé trois-quatre fois par-dessus l’item à cause de la taille ridicule de la boîte de texte, je sélection mon programme. Remets le titre dans le champ approprié et je suis maintenant prêt à aller chercher le NRC du cours.

« Aucun cours ne correspond à vos critères de recherche ».

Hélas, je n’y suis pas encore. Peut-être que je me suis trompé avec le titre exact du cours... je vais recommencer en inscrivant seulement « matériaux » dans le titre. À l’interface de recherche, je fais défiler encore une fois les 150 items dans la boîte 3 items de haut pour trouver « Génie électrique », mon programme, puis inscris « matériaux » dans le titre.

« Aucun cours ne correspond à vos critères de recherche ».

Et là, je me rappelle avoir entendu dire que ce cours est un cours facultaire. Peut-être qu’il serait sous la matière « Ingénierie ». Eh non, « ingénierie » n’est pas une matière. Ah-ha! « Génie et sciences » est une matière. Voilà la place logique pour un cours de la faculté suivi par des étudiants de tous les programmes...

« Aucun cours ne correspond à vos critères de recherche ».

Maintenant un peu nerveux, je me rappelle aussi que ce cours est donné par un professeur du département de Génie des mines, de la métallurgie et des matériaux. Je cherche donc la matière « Mines, métallurgie et matériaux ». Rien. « Métallurgie ». Rien. « Matériaux ». Rien. Ah! « Génie minier » existe dans la liste (c’était trop facile).

« Aucun cours ne correspond à vos critères de recherche ».

[Insérez soupir long et profond ici] Essayons maintenant « Génie métallurgique »... hourra! 5 « groupes trouvés ». Je trouve donc le cours sous le titre « Matériaux de l’ingénieur » ayant le numéro de cours GML-1001. La section A a le numéro 80276, numéro que je dois utiliser pour m’inscrire au cours. Ouff!

Passons au cours suivant, Titre : « Circuits logiques »... matière : « Génie électrique » (parce que là on est certain que c’est la bonne matière, puisque c’est un cours dans mon domaine)...

« Aucun cours ne correspond à vos critères de recherche ».

Ahhhhhh! Eh non, ce dernier, bien que ce soit du génie électrique, est classifié depuis toujours comme un cours de génie informatique. Allez comprendre...

Et le même processus continu pour tous les cours! Quelle horreur!

Réaction publique

Les réactions au sujet de Capsule et de Banner sont assez unanimes. Peu de temps après le lancement de Capsule pour l’Inscription à l’été 2009, j’ai créé un groupe Facebook nommé « Capsule, c’est de la marde... ». Ce nom inspiré a attiré plus de 370 membres en moins d’une semaine et ce chiffre croît d’heure en heure.

Les commentaires laissés sur ce groupe font foi d’une profonde indignation et d’un découragement certain. Histoire d’horreur par dessus histoire d’horreur. Lorsque les gens commencent à louanger ADAGE pour sa simplicité et son ergonomie, on sait que quelque chose ne va pas.

À la suite de la création du groupe Facebook, le journal Impact Campus m’a même contacté pour avoir mes réactions sur le sujet. Manifestement, c’est un dossier chaud dans le monde étudiant, mais aussi pour les employés de l’université et les professeurs qui ne sont, eux non plus, pas au bout de leur peine avec Capsule et Banner.

Aucun commentaire officiel à la suite du lancement de Banner n’a été fait par les dirigeants de l’Université Laval ou par les responsables du projet de mise à niveau du système de gestion des études.

La solution...

Il n’est bien sûr pas possible de reculer sur le changement vers Banner. Toutefois, il n’y a aucune raison pour que l’université utilise cette interface à la con (qui a dû lui coûter la peau des fesses). Je suis d’avis qu’une interface beaucoup plus fonctionnelle et simple pourrait être utilisée et même être développée ici, à l’Université Laval.

D’abord, les usagers ne devraient pas voir les informations internes de Banner. Le NRC et compagnie, un étudiant ne devrait jamais à avoir affaire à ces informations. En donnant le numéro de cours, la section et la session, le logiciel doit pouvoir lui-même déterminer le NRC et effectuer l’opération dans Banner.

L’interface doit aussi être simplifiée. Pouvoir faire des recherches avancées est une chose, mais on devrait pouvoir faire des recherches simples. Reprenant l’exemple de plus tôt, je devrais pouvoir faire une simple recherche par mot clef comme « matériaux », et ce, indépendamment de la matière. La quantité d’information donnée devrait aussi être diminuée! L’étudiant n’a pas besoin de savoir combien de place il y a, combien de personnes sont en attente, etc. Il doit seulement savoir si oui ou non il y a de la place dans une section. Le menu principale avec une liste d’item devrait être arrangé de manière plus claire et logique. La page d’accueil devrait être épurée et l’accès à Capsule devrait être clair et évident.

Tel que démontré, la recherche par matière est clairement problématique. Une recherche par programme et par session serait beaucoup plus simple. L’interface devrait même suggérer à l’étudiant les cours auxquels il devrait logiquement s’inscrire selon son cheminement actuel.

Bien que Capsule soit une interface web, il ne faut pas perdre de vue que c’est une interface usager. Les mêmes règles de conception d’interface devraient s’appliquer ici. Ces règles ont clairement été perdues de vue par les créateurs de l’interface et par ceux qui l’ont acheté pour l’Université Laval et l’ont « adaptée » à nos besoins.

Capsule, c’est de la marde...